PDF・テンプレート購入後のメール、何を書く？受取案内と問い合わせ返信の文例
PDFやテンプレートが売れたら、買ってくれた人には気持ちよく使い始めてもらいたいものです。購入後のメールは、お礼を伝えるだけでなく、「どこから受け取るか」「最初に何を開くか」を案内する役目もあります。
長い説明を一度に送る必要はありません。受取場所、最初の一歩、困ったときの連絡先が見つかる文章を用意しましょう。ここでは販売者向けに、購入後の案内と、届かない・開けないと連絡が来たときの返信文をまとめます。
購入後のメールは、受取方法を先に書く
お礼のあとに、ファイルを受け取る方法を置きます。自己紹介や別商品の案内が先に続くと、肝心のリンクを探させてしまいます。
以下は「週間作業シート」という架空のPDF商品を想定した文例です。角括弧の部分は、実際の商品名や案内先に置き換えて使ってください。
件名：週間作業シートのご購入ありがとうございます｜受取方法のご案内
週間作業シートをご購入いただき、ありがとうございます。
次の受取ページから、PDFをダウンロードできます。
［購入者用の受取リンク］最初に「はじめに.pdf」を開き、用紙サイズと印刷方法をご確認ください。
ファイルが開けない場合は、［問い合わせ先］へご連絡ください。
販売サービスが購入者ごとの受取リンクを自動で付ける場合は、その仕組みを使います。文例に合わせようとして、別の購入者のリンクや、誰でも見られる公開リンクに置き換えないようにしましょう。
メールに書くことと、説明書に回すことを分ける
購入直後のメールに、全ページの使い方まで詰め込むと読みにくくなります。すぐに必要なことだけをメールに置き、詳しい説明は同梱の案内や使い方ページにまとめます。
| メールに書くこと | 説明書や使い方ページにまとめること |
|---|---|
| 受取リンクと、最初に開くファイル | ファイルごとの詳しい使い方 |
| 必要なアプリや用紙サイズの短い案内 | アプリ別の操作手順や印刷設定 |
| 問い合わせ先 | よくある質問、画面例、利用条件 |
「まずは一週間分だけ書いてみてください」のように、最初にすることを一つ添えると、どこから始めるかが伝わります。編集できないPDFに「自由に入力できます」と書くなど、商品の仕様と違う案内を入れないことも大切です。
Payhipの共通メールには、商品ごとの説明を詰め込まない
Payhipの公式ヘルプでは、購入後のメールの件名と追加メッセージを変更できると案内されています。設定場所は「Accounts」→「Settings」→「Advanced Settings」の「Email Receipt」です。
注意したいのは、このメール設定が全商品で共通という点です。PDFと講座を販売しているのに「A4で印刷してください」と共通文に書くと、講座の購入者には合いません。
共通欄に入れるなら、たとえば次のような文章から考えます。
ご購入いただき、ありがとうございます。
このメールに記載されたリンクから、ご購入内容をご確認ください。
受取方法が分からない場合は、商品名とお困りの状況を添えて［問い合わせ先］へご連絡ください。
このメールは、あとから受取場所を確認できるよう保管しておくと便利です。
商品ごとの説明は、同梱ファイルや商品に対応した案内先に置きます。自分のお店で販売している商品を並べて、どの商品を買った人が読んでも意味が通るかを確認しましょう。
「メールが届かない」と連絡が来たときの返信例
最初から購入し直してもらうのではなく、注文を確認して、受取まで案内します。問い合わせに書かれていない情報を何度も聞かず、注文を探すのに必要な項目だけをまとめて尋ねるとやり取りを減らせます。
ご連絡ありがとうございます。購入後のメールが見当たらないとのこと、確認いたします。
迷惑メールフォルダーに入っていないか、ご確認いただけますでしょうか。
こちらでも注文を確認しますので、ご購入時のメールアドレスと商品名を、この問い合わせへの返信でお知らせください。分かれば購入日も添えていただけると助かります。
カード番号やパスワードをお送りいただく必要はありません。
メールアドレスなどの注文情報は、公開コメント欄ではなく問い合わせ窓口で受け取ります。別のアドレスへの再送を求められた場合も、注文との対応を確認してから進めましょう。
Payhipの未着メールに関する公式案内では、迷惑メールフォルダーと購入時のメールアドレスを確認する方法が紹介されています。購入が正常に完了すると、購入者固有の受取リンクを含むメールが自動で送られる仕組みです。
再送したあとも、どのメールを探すか伝える
再送の操作が済んだら、「再送しました」だけで終わらせず、何を確認してほしいかを添えます。次の文面は、注文確認と再送を実際に済ませてから使います。
ご注文を確認し、受取リンクを記載したメールを再送しました。
受信箱と迷惑メールフォルダーをご確認ください。Payhipからのメールは、差出人「contact@payhip.com」でも検索してみてください。まだ見当たらない場合は、この問い合わせへご返信ください。引き続き確認いたします。
Payhip公式の再送手順では、「Customers」で対象の購入者を探し、「…」から「Resend Receipt」を選びます。送る相手と対象注文を確認してから操作してください。
「ファイルが開けない」は、止まっている場所を聞く
受取ページが開けないのか、保存できないのか、保存したPDFが開けないのかで、調べる場所は変わります。最初の返信では、どの段階で困っているかを聞きましょう。
ご連絡ありがとうございます。どの段階で開けなくなるか、確認させてください。
・受取ページが表示されない
・ダウンロードを押しても保存できない
・保存したファイルが開けない当てはまる状況と、お使いの端末・アプリ名を教えていただけますでしょうか。エラーが出ている場合は、その文面もお知らせください。画面画像を添える場合は、メールアドレスや注文情報などを隠してお送りください。
販売者側でも、配布中のファイルを同じ手順で取り直して確認します。「別のアプリなら開くはず」と決めつけず、販売ページで対応を案内している環境から確かめましょう。
問い合わせが続く場所は、案内文に戻って直す
毎回「どのファイルを開きますか」と聞かれるなら、ファイル名や最初の案内を見直します。「メールが届かない」が続くなら、受取ページにもメールの探し方と問い合わせ先を置けないか考えてみましょう。
問い合わせは、商品名・困った段階・原因・直した案内を短く記録しておくと、次の改善に使えます。返信の速さだけを追うより、次に買った人が同じところで迷わない形に変えていくことが大切です。
